Se espera que el impacto de la NIIF 16 sea generalizado. Incluso para las pequeñas y medianas empresas, la tarea de cumplir plenamente puede requerir mucha mano de obra.

Nuevo estándar

Para aquellos con grandes carteras o prácticas de administración de arrendamiento descentralizadas, la tarea es particularmente onerosa. Pero si bien esto puede inculcar ansiedad dentro de las empresas que no han sido tan estrictas en el pasado, hay motivos para el optimismo. Este nuevo estándar brinda a las organizaciones la oportunidad de volver a evaluar dónde han ido mal y poner en marcha medidas para garantizar que los informes financieros futuros estén organizados, sean transparentes y, sobre todo, compatibles.

Una pizarra limpia. La preparación, la transición y la gestión continua de los arrendamientos conforme a la NIIF 16 es compleja; requiere un análisis en profundidad [VIDEO]de las carteras que, si no se realiza [VIDEO]correctamente, tendrá consecuencias catastróficas en algún momento de la línea.

Debido a su alcance de largo alcance, la nueva norma obliga a los profesionales a familiarizarse con las particularidades de sus acuerdos de arrendamiento (incluidas las diferentes opciones, fechas, exenciones, etc.) y las sanciones que resultan de la falta de cumplimiento.

También trae por primera vez aquellos que normalmente han estado libres de obligaciones regulatorias en el proceso de cumplimiento. Este efecto mejorará el grado de diligencia en toda la organización, pero también aumentará la probabilidad de errores a medida que los colegas "verdes" se familiaricen lentamente con la nueva regulación. Pero con graves consecuencias derivadas del incumplimiento -sin mencionar la posibilidad de que un director financiero avergonzado tenga que explicar a los auditores por qué las cifras no cuadran- la necesidad de gestionar las implicaciones de este nuevo estándar es clara.

En resumen, la NIIF 16 pone un énfasis considerable en dos cosas: la comunicación y la coherencia en toda la estructura corporativa, y la integridad continua de los datos de arrendamiento de la empresa. Pero, ¿cómo lo logran las organizaciones?

Informes colaborativos: una nueva norma

La contabilidad siempre ha sido la reserva del departamento de finanzas, pero la NIIF 16 creará una "nueva normalidad". El nuevo estándar implica principalmente tierra y activos construidos (además de planta, maquinaria y equipo), por lo tanto, los profesionales de bienes raíces, y de hecho otros departamentos, necesitarán comenzar a involucrarse para lograr el cumplimiento total y el mantenimiento de la precisión financiera. Lo que algunos podrían llamar informes colaborativos.

Los inmuebles se volverán más estratégicos en la forma en que aborden los nuevos contratos de arrendamiento, teniendo en cuenta cada nuevo acuerdo en el contexto del nuevo estándar. Incluso puede descubrir que su enfoque preferido o tradicional de los arrendamientos de propiedades ya no beneficia al negocio en general.

Los equipos de adquisiciones y finanzas, por ejemplo, deberán participar en las discusiones sobre si los activos nuevos deben arrendarse o comprarse.

Con billones de dólares proyectados para encontrar su camino de vuelta al balance general, ningún departamento podrá organizar cómodamente esta gran cantidad de datos financieros, por lo que la colaboración entre departamentos será vital. Este tema es especialmente apremiante para las multinacionales, donde es probable que la información se mantenga en grandes áreas geográficas y en varios idiomas diferentes. La forma más fácil de lograr informes colaborativos probablemente sea a través de la utilización de la tecnología de administración de alquileres que ayuda con el análisis y la comparación de datos, al tiempo que mantiene la coherencia en toda la red a medida que la información cambia con el tiempo.

Mantener la integridad de los datos

La exactitud y la gestión de los datos de arrendamiento de una organización es, por encima de todo, el aspecto más crítico para lograr el cumplimiento total según la NIIF 16. Sin información de arrendamiento confiable y actualizada, no hay posibilidad de producir informes que reflejen legítimamente el estado financiero de una compañía. - que de otro modo podría describirse como incumplimiento. Las organizaciones deberán identificar, abstraer y procesar la información de arrendamiento relevante que se captura bajo el nuevo estándar. Esto no es una hazaña fácil, especialmente en los casos en que la información de arrendamiento está contenida en diferentes idiomas y se extiende por áreas geográficas extensas; esto reafirma la necesidad de una plataforma estratégica que permita la coordinación de larga distancia. Sin esto, las empresas pueden esperar ver duplicación en sus datos.

La integridad de los datos se vuelve cada vez más importante para las organizaciones con acuerdos de arrendamiento complejos y de larga duración. Esas compañías tendrán que revisar los documentos antiguos, a veces muchos años atrás, para identificar la información de arrendamiento relevante que está sujeta a escrutinio según la norma. Es muy probable que estos documentos contengan información faltante o incompleta, complicando aún más el proceso.

El software de administración de arrendamiento ahora es lo suficientemente intuitivo como para garantizar el cumplimiento en la totalidad del proyecto IFRS 16 de una organización, desde la identificación y abstracción hasta el cálculo y la administración continua.

El gasto inicial de las soluciones tecnológicas puede ser algo positivo, pero con el vencimiento del plazo, aconsejaría una discusión, especialmente entre las grandes organizaciones, donde las implicaciones de la NIIF 16 serán sustanciales.