Una de las ventajas de la digitalización de la información es que ahora podemos almacenar muchos tipos diferentes de datos juntos. Los videos y las grabaciones de sonido ahora se sientan felizmente junto a cartas, fotos, recibos en papel y facturas en lugar de libros contables o carpetas separadas, o en diferentes medios físicos como cintas de cassette, CD, DVD, etc.

Si vale la pena agregar correos electrónicos es otro asunto, y no creo que mucha gente se moleste. Por supuesto, puede guardar correos electrónicos como archivos de texto o archivos PDF y agregarlos a las carpetas de proyectos. Esto funciona para una pequeña cantidad de correos electrónicos, pero, como ha descubierto, es demasiado Trabajo manejar todos los correos electrónicos de esa manera.

OneNote y Evernote

Si su padre quiere acceder a sus archivos desde cualquier lugar con un teléfono inteligente o una tableta, entonces probablemente necesite poner copias en línea. La forma más sencilla de hacerlo es subir carpetas de proyectos a un servicio de almacenamiento en línea como Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive o lo que sea. Sin embargo, todavía tendría que usar diferentes programas para acceder a diferentes tipos de datos.

Una alternativa interesante es almacenar todo en una especie de programa de baúl de viaje que también ayudará a organizarlo. Los principales ejemplos son Evernote y OneNote de Microsoft. Estos son lo más cerca que puede llegar a una "oficina sin papel", al menos para una oficina lo suficientemente pequeña.

Detalles

El debate de OneNote y Evernote ha sido largo y algunas veces acalorado, pero son productos diferentes, y cada uno hace algunas cosas mejor que el otro. Si desea recortar páginas web y compartir notas, Evernote es el claro ganador. Sin embargo, creo que OneNote podría ser la mejor opción para su padre, porque su estructura jerárquica es lógica y casi infinitamente ampliable.

Funciona como una carpeta de anillas de la vieja escuela o un archivador. (Es muy popular en las escuelas).

Puede abrir tantos cuadernos como desee y darles todos los nombres. Dentro de una libreta, puede crear tantas pestañas como desee para diferentes proyectos. Dentro de cada pestaña, puede tener tantas páginas como desee.

Probablemente sea más fácil empezar con Evernote porque puedes tratarlo como un cubo de basura y encontrar lo que necesites buscándolo. (Sí, Evernote tiene cuadernos, y puedes crear montones de ellos, pero el punto es válido.) OneNote requiere más configuración para funcionar bien, pero su enfoque estructurado puede ser una mejor combinación para los propósitos comerciales de tu padre.

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